Toiminimen kirjanpito itse

Toiminimen kirjanpito itse

Onko yksityisen elinkeinoharjoittajan järkevää tehdä kirjanpito itse ilman erillistä kirjanpitäjää? Tässä artikkelissa kerromme tärkeimmät seikat sinulle jolla on toiminimi ja haluat tehdä kirjanpidon itse.

Ensimmäisenä kyseistä asiaa kannattaa harkita useaan oteeseen. Suosittelemme myös lukemaan kaikki kohdat tästä artikkelista, jotta tiedät varmasti mihin olet ryhtymässä.

Onko toiminimen kirjanpidon ulkoistaminen järkevää?

Jos toiminimen kirjanpidon haluaa tehdä omatoimisesti, pitää varatua siihen että sen tekemiseen voi kulua jopa 10 tunteja kuukaudessa. Itse tehtynä voit kuitenkin säästää 50 – 100 euroa, mutta olisiko tämän ajan ja vaivan voinut käyttää fiksummin?

Esimerkiksi jos oma tuntilaskutuksesi on 50 euroa ja tiedät että töitä riittää, niin käytännössä tämä tarkoittaa sitä ettei minkäänlaista säästöä synny vaan päinvastoin asia aiheuttaa vaan tappiota. Olisit voinut päättää maksavasi saman summan kirjanpitäjälle ja käyttää kyseisen ajan oman työn tekemiseen ja näin ollen laskuttaa asiakkaitasi.

Keskity mieluummin työpanokseesi ja tuottavuuteen, äläkä mieti säästäväsi muutamia kymppejä siitä että olisit tehnyt kirjanpidon itse. Listasimme tähän muutamia asioita mitä joudut miettimään ja käyttämään silloin jos päätät tehdä toiminimen kirjanpidon itse.

Toiminimen kirjanpitoon tarvitaan:

  • Verovelvollisuus asiat
  • ALV-lomakkeet
  • Prosenttilaskut
  • Kirjanpitoaineistojen säilytys 6-10 vuotta
  • Maksimimäärät pienhankinnoissa ja verovähennysprosentit
  • Poistojen laskeminen
  • Selvittäminen kotona työskentelystä
  • Edustuskulut – määrät ja prosentit
  • Järjestelmien sekä ohjelmistojen opetteleminen vie aikaa
  • Matkakulut – omat auton käyttö
  • Lait, velvollisuudet sekä muut määräykset – niiden selvittäminen

Vaikka toiminimen kirjanpidon tekeminen voi olla yksinkertaista tulojen ja menojen pyörittelemistä, niin itse kirjanpito sisältää paljon erilaisia lainsäädännöllisia sekä verotuksellisia tärkeitä asioita. Helpoimmalla pääsee, kun etsii lähialueelta kirjanpitäjän ja soittaa hänelle. Kirjanpito voi kuullostaa helpommalta mitä se oikeasti onkaan. Sitä ei kannata lähteä tekemään ilman, että on tutustunut käytännön asioihin sekä mahdollisten järjestelmien käyttämiseen.

Kirjanpitäjä tekee kuitenkin sitä itseään työkseen ja todennäköisemmin osaa hoitaa tarvittavat asian nopeammalla aikataululla. Huonojen puolien lisäksi itse tehty kirjanpito voi pitää sisällään myös paljon hyvää. Negatiivisten asioiden lisäksi toimme tähän muutaman potisiivisen asian, ettei jokainen ajattelisi kirjanpitämisen olevan niin kamalaa.

  • Jos teet työtäsi sivutoimisesti ja tiedät, että tililläsi tulee olemaan vähän liikennettä, voi paras ja helpoin tapa olla tehdä kirjanpito itse.
  • Tai jos toimit päätoimisena yrittäjänä, mutta jos kirjanpidon tositteet ovat kuukaudesta toiseen aina samanlaisia, niin kirjanpidot tekeminen omatoimisesti voi olla järkevä vaihtoehto.
  • Tai jos haluat opetella miten kirjanpito vaihe vaiheelta tehdään tai jos olet tottunut tekemään kaikkia yrityksesi asiat itse.

Edellä mainittuja asioita voi käyttää hyvänä syynä tehdä toiminimen kirjanpito itse. Yleensä yritykset kuitenkin hyödyntävät kirjanpitäjää, varsinkin jos yrityksen toiminta on isompaa. Useimmat kirjanpitäjät tai tilitoimistot laskuttavat tuntiperusteisesti tai edullisesti tapahtumien perusteella.

Ilmoituskautesi ollessa neljäsvuositainen tai jopa kerran vuodessa, niin kirjanpitoa ei tarvitse periaatteessa tehdä kuin sen kerran vuodessa. Joissain tapauksissa pidempää ilmoituskautta voi erikseen anoa vedoten toiminimeen ja pieneen liikevaihtoon.

Käytännössä tämä tarkoittaisi, että joutuisit käyttämään kirjanpitäjää paljon harvemmin ja se tulisi sinulle edulliseksi. Kuitenkin jos tietää, että tilitapahtumia on jonkin verran, voi olla maksuliikenteen kannalta helpompaa hoitaa asiat kuukausittain. Valitsitpa sitten tekeväsi kirjanpidon itse tai ottamalla kirjanpitäjän, niin siitä huolimatta sinun tulee pitää tositteet ja kuitit hyvässä tallessa sekä kirjanpitosi ajan tasalla.

Tässä kohtaa useimmat varmasti miettivät mitä kirjanpito käytännössä maksaa. Tähän saat vastauksen jatkamalla kyseisen artikkelin lukemista.

Kannattaako tehdä yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?

Kirjanpito on mahdollista tehdä yhdenkertaisena tai kahdenkertaisena, nyt tutustumme siihen mitä nämä tarkoittavat ja milloin ne kannattaa valita.

Normaaleissa tilanteissa yritykseltä vaaditaan kahdenkertaista suoriteperusteista kirjanpitoa, on myös tilanteita missä se ei ole pakollista.

Kirjanpitolaki on määritellyt, että liikkeen- ja ammattiharjoittajien eli toisin sanoen toiminimiyrittäjien kirjanpidossa on poikkeus, jonka nojalla he saa käyttää yhdenkertaista, maksuperusteista kirjanpitoa.

Tähän seikkaan pätee ehto, joka määrittää että yrittäjällä on tilikaudessa kalenterivuosi. Kuitenkin liikkeenharjoittajan tulee oikaista kirjanpito suoriteperusteiseksi. Yhdenkertainen kirjanpito on sallittua vain silloin jos toiminimiyrittäjän kahdella edeltäneellä tilikaudella on toteutunut ainakin yksi asia seuraavista kohdista:

Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa

Liikevaihto tai tuotto on yli 200 000 euroa

Toiminimen palveluksessa on yli kolme henkilöä

Eli Yhdenkertaiseen kirjanpitoon tulee merkitä liiketapahtumina maksetut menot, korot sekä verot ja saadut tulot. Näiden vaadittujen seikkojen lisäksi myös tavaroiden sekä palveluiden oma käyttö pitää merkitä liiketapahtumina kirjanpitoon.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen kirjaus tehdään vähintään kahdelle tilille. Kaikista liiketoiminnan tapahtumasta kirjataan rahan alkuperäinen lähde ja sen käyttö, jotka antavat tiedon miksi raha on liikkunut ja mikä on käytetty kirjanpidon tili. Tästä syystä kahdenkertainen kirjanpito kannattaa antaa tilitoimistolle hoidettavaksi.

Kirjanpidon termit

Pääasiassa kirjanpidon verotus perustuu luotettavaan kirjanpitoon ja laki on määritellyt, että jokainen toiminimiyrittäjä on kirjanpitovelvollinen. Kirjanpidolla tarkoitataan yksinkertaistetusti liiketoiminnan tulojen ja menojen dokumentointia ja niiden kirjaamista.

Kirjanpidon tarkoitus on:

Auttaa tietämään onko yritys tehnyt tappiota vai voittoa

Antaa yrittäjälle tietoa liiketoiminnan taloudellisesta tilasta

Kirjanpito auttaa myös pitämään erillään yrittäjän omat rahat ja elinkeinotoiminnan rahat

Antaa tiedot verottajalle ja verotukseen

Käytännössä kirjanpito perustuu tapahtumille, joista on oltava tositteet kuitin tai muun vastaavan muodossa. Jokaisen kirjanpidon tositteet pitää olla päivättyjä ja numeroituja. Kaikki liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä sekä käteismaksut tulee kirjata päivittäin.

Kaikki muut kirjaukset voi tehdä kuukausittain tai muulla vastaavalla jaksotuksella. Kuitenkin kirjaukset tulee tehdä neljän kuukauden sisällä jakson tai kalenterikuukauden päättymisestä.

Toiminimiyrittäjän tilikausi

Toiminimiyrittäjät, jotka käyttävät yhdenkertaista kirjanpitoa on heidän tilikautena normaalisti kalenterivuosi. Tähän asiaan kuitenkin pätee kaksi tilapäistä poikkeusta. Tilanteessa jossa toiminta aloitetaan tai lopetetaan on jakson mahdollista olla jokin muu. Tällöin tilikautta on mahdollista pidentää 18 kuukauteen tai se voi olla myös lyhyempi kuin 12 kuukautta.

Kun toiminta on aloitettu, niin tilikauden tulee olla jälleen kalenterivuosi.

Toiminimiyrittäjän tase

Tase on raportti, jota käytetään yrityksen taloudellisen tilan arvioimiseen. Tämä raportti kertoo yrityksen varallisuuden, velkatilanteen sekä oman pääoman määrän tiettynä ajankohtana, esimerkiksi silloin kun tilikausi on loppumassa.

Tase on näkemys yrityksen rahavirroista yksittäisenä ajankohtana. Taseen rinnalla toimii tuloslaskelma, jonka tarkoituksena on mitata yrityksen tuottoja sekä menoja ja voittoa tai tappiota tietyillä ajanjaksoilla.

Tase sisältää kaksi puolta, joista toisen on tarkoitus kertoa yrityksen varallisuudesta ja toinen sen, miten tämä kyseinen varallisuus on rahoitettu. Taseen summat ovat siis yhtä suuret. Varallisuuspuolesta puhuttuna käytetään termiä vastaava ja rahoituspuolen vastaava nimike on vastattava.

Taseen loppusumma siis kertoo yrityksen sitoutuneen pääoman määrästä eli käytännössä se on yhtä kuin yrityksen varat.

Kun tässä tapauksessa puhutaan toiminimestä niin käytetään nimitystä varallisuuslaskelma. Tämä asia on yksinkertaistetu versio taselaskelmasta.

Onko toiminimen tilinpäätös pakollinen?

TIlinpäätöksellä tarkoitetaan tilikaudelta tehtävää laskelmaa, jonka tarkoituksena on kertoa yrityksen tuloksesta sekä varallisuusasemata.

Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen liitetietoineen sekä luettelon käytetyistä kirjanpitokirjoista. Kuitenkaan toiminimiyrittäjien ei tarvitse välttämättä tehdä tilinpäätöstä. Toiminimen tilinpäätös tehdään vain silloin, jos tilikausi on muu kuin kalenterivuosia tai kahtena peräkkäisenä tilikautena totetuu seuraavista asioista kaksi.

  • Yrityksen taseen loppusumma on 350 000 euroa tai enemmän
  • Yrityksen liikevaihto tilikauden aikana on 700 000 euroa tai enemmän
  • Tilikauden aikana palveluksessa on 10 henkilöä tai enemmän

Kuitenkin edellä mainitut ehdot täyttyvät vain harvoilla toiminimiyrittäjillä. Jos yrittäjä päättää tehdä tilinpäätöksen, niin se pitää laatia neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.

Ohjeet toiminimen kirjanpidon tekemiseen

Pohjimmiltaan toiminimen kirjanpidon tekeminen itse on yksinkertaista. Kirjanpidon sijaan hanakalmpaa voi olla laskelmat sekä selvitykset, joita kirjanpitoon voi liittyä, tähän kuitenkin vaikuttaa liiketoiminnan luonne.

Kirjanpidon helpottamiseksi voi apuna käyttää valmiita kirjanpitopohjia, joita on netti pullollaan. Esimerkiksi Isoltan tarjoaa yksinkertaisen kirjanpitopohjan maksuttomasti, tämä pohja on suunniteltu yhdessä ammattikirjanpitäjien kanssa.

Kaikissa toiminimen tilillä tapahtuneeseen rahasummien liikkumiseen tule olla jokin selitys kirjanpidossa. Esimerkiksi jos tililtä lähtee rahaa, pitää siihen merkitä syy miksi se on lähtenyt, sama pätee rahaan joka on tullut tilille. Kaikki tapahtumat vaativat yleensä jonkinlaisen selityksen. Usein selityksellä tarkoiteaan kuittia tai laskua ja lisäksi siihen pitää merkitä sanallinen selitys siitä millä tavalla tämä tapahtuma liittyy liiketoimintaan.

Tärkeimpänä asiana kirjanpidossasi on se, että siinä pitää näkyä tarkasti ja selkeästi tulot ja menot, tarvittaessa saat selville miten paljon arvonlisäveroa pitää tilittää ja paljonko olet tehnyt voittoa. Lähes kaikkia toiminimiyrittäjät ovat arvonlisäverovelvollisia joiden liikevaihto ylittää tilikauden aikana 10 000 euroa, kuitenkin tähän on olemassa myös poikkeuksia.

Kirjanpitoa tehdessä pitää olla hallussa perustiedot arvonlisäveron käyttäytymisestä sekä monista muista kirjanpidon perusteista. Jos liiketoiminta kasvaa, niin usein myös kirjanpidon tarpeellisuus lisääntyy ja tällöin kannattaakin harkita hyvän kirjanpitäjän hankkimista tai vaihtoehtoisesti ottaa käyttöön sähköinen kirjanpitopalvelu.

Palveluita toiminimen kirjanpidon ulkoistamiseen

Hyvässä tilanteessa lähipiiristäsi voi löytyä kirjanpitäjä, jonka kautta voisit hoitaa yrityksesi kirjanpidon edulliseen hintaan. Kuitenkaan aina tämä tilanne ei ole mahdollinen, tästä syystä listasimme tähän muutaman varteen otettavan vaihtoehdon toiminimen kirjanpidon ulkoistamiseen.

Nykypäivänä on mahdollista saada toiminimiyrittäjille suunnattuja kirjanpidon ratkaisuja suhteellisen edulliseen hintaan. Niitä kannattaa hyödyntää silloin jos ei halua tehdä itse yrityksen kirjanpitoa.

Procountor Solo toiminimiyrittäjille

Procountor Solo on suunnattu toiminimiyrittäjille sekä pienemmille osakeyhtiöille, joka antaa käyttöön laskutus- ja kirjanpito-ohjelman. Kyseinen ohjelma toimii helposti nettiselaimessa sekä mobiililaitteella ilman ylimääräisiä asennuksia.

Ohjelmalla pystyt lähettämään myyntilaskut, maksaa ostoslaskut sekä voit helposti ottaa kuiteista kuvat ja toimittaa kuukausittaiset kirjanpito tositteet nopeasti kirjanpitäjälle. Solon kautta kirjanpitäjän on mahdollista saada valmiiksi käsiteltynä aineistot omaan Procountour-alustaan.

Procountour Solo palvelun käyttämistä veloitetaan yrittäjää 29 euron kuukausihinnalla sekä tähän lisätään alv. Tämä kyseinen palvelu sopii myös erinomaisesti päätoimisille yrittäjille, joiden tarkoituksena on hoitaa omat laskutus- ja kirjanpito asiat nykyaikaisella tavalla.

Accountor Go päätoimiselle yrittäjälle

Jos tarkoituksenasi on tähdätä päätoimiseksi yrittäjäksi sekä haluat mahdollisimman tarkasti budjetoida kirjanpitokulut, niin hyvä vaihtoehto voi olla Accountor Go-kirjanpitopalvelu.

Kyseinen palvelu sisältää tietokoneella sekä mobiililaitteessa toimivan helppokäyttöisen ohjelman sekä ammattikirjanpitäjän tuen. Palvelun hinta kiinteällä kuukausihinnalla on 89 euroa, 129 euroa tai 199 euroa, lopulliseen hintaan vaikuttaa pankkitilitapahtumien määrä. Palveluun on mahdollista saada myös tilinpäätös ja muut lisäpalvelut kiinteään hintaan.

Jos toimintasi on päivittäistä ja kuitteja kertyy, niin voit säästää kirjanpidon kustannuksissa jopa 500 euroa vuodessa. Esimerkiksi kyseistä palvelua käyttävät asiakastyötä tekevät parturi-kampaajat, kauneudenalan yrittäjät sekä muut yksityisyrittäjät.

OP-Kevytyrittäjä toiminimi

Nimessä käytetty sana kevytyrittäjä voi kuullostaa oudolta, kuitenkin OP lanseerasi 2017 palvelun jossa se tarjoaa aloittelevalle yrittäjälle Y-tunnusta, joka tekee hänestä virallisen toiminimiyrittäjän. Tämä seikka erottaa palvelun muista laskutuspalveluista.

Kevytyrittäjyyttä ei ole laissa määritelty terminä, vaan kyseessä on markkinointinimi, jota laskutuspalvelut käyttävät asiakkaistaan.

Käytännössä OP siis tarjoaa sinulle Y-tunnuksen, jonka avulla voit vähentää liiketoiminnan kuluja sekä pääset nauttimaan arvonlisäveron alarajahuojennuksesta. Arvonlisäveron alarajahuojennus on veroetu, joka on suunnattu pientä liikevaihtoa tekeville yrittäjille.

Näiden seikkojen ansiosta rahaa jää käytettäväksi enemmän mitä muissa vastaavissa laskutuspalveluissa joiden kautta ei ole mahdollista saada Y-tunnusta. Kyseinen palvelu soveltuu erinomaisesti sellaisille ketkä tekevät satunnaista keikkatyötä ja haluavat laskuttaa ilman aikaa vieviä paperitöitä. Palvelu toimii täysin verkossa ja se hoitaa puolestasi toiminimen kirjanpidon, lakisääteiset ilmoitukset sekä verotusasiat. Kevytyrittäjyys antaa nimensä mukaan mahdollisuuden kokeilla yrittäjyyttä.

OP-kevytyrittäjyys ei peri mitään aloituskustannuksia, vaan palvelu perii jokaisesta asiakkaasi maksamasta laskusta arvonlisäverottomasta summasta 5 prosenttia. Palvelu soveltuu erinomaisesti esimerkiksi Personal trainereille, web-suunnittelijoille tai muille vastaaville jotka tekevät enemmän satunnaisia keikkätöitä.